Клієнт та контекст

Glavbuh Consulting — компанія, що надає комплексні бухгалтерські послуги для десятків інших бізнесів, переважно ФОП та ТОВ на різних системах оподаткування. Ключова діяльність компанії полягає у своєчасній підготовці та поданні обов'язкової державної звітності, а також у виконанні регулярних завдань з бухгалтерського супроводу.

Цілі та завдання проєкту

З ростом клієнтської бази компанія Glavbuh Consulting поставила за мету оптимізувати внутрішні процеси для підвищення ефективності та надійності. Існуючі методи роботи, ефективні на попередніх етапах, вимагали переходу на нову, більш централізовану платформу, таку як CRM для бухгалтерського аутсорсингу.

Ключові завдання, які ми вирішували в рамках проєкту, були наступними:

• Централізація контролю: Створити єдиний інформаційний простір для керівника, що дозволив би миттєво оцінювати завантаженість команди та статус виконання завдань по всіх клієнтах.
• Автоматизація рутинних операцій: Зменшити обсяг ручної роботи при створенні та розподілі типових щомісячних і щоквартальних завдань, щоб вивільнити час фахівців для більш складних питань.
• Впровадження гнучкої аналітики: Надати керівництву інструмент для швидкого створення зведених звітів за різними параметрами, не витрачаючи час на ручний збір даних.
• Підвищення прозорості процесів: Чітко структурувати робочі процеси, щоб кожен співробітник мав ясне розуміння своєї зони відповідальності та термінів виконання.

‍

Що конкретно було зроблено

Для вирішення цих завдань ми розгорнули та налаштували систему PlanFix, сфокусувавшись на автоматизації ключових процесів бухгалтерської компанії:

1. Створено єдину базу клієнтів. Кожна компанія на обслуговуванні була заведена в систему як окремий об'єкт з усіма необхідними атрибутами (форма власності, система оподаткування).
2. Налаштовано автоматичну генерацію повторюваних завдань. Система самостійно створює стандартні завдання (подання звітів, сплата податків) для кожної компанії відповідно до її графіка.
3. Розроблено кастомні звіти. Створено декілька рівнів звітності, включаючи детальний звіт для співробітників та зведений — для керівника.
4. Впроваджено довідники. Стандартизовано назви послуг та завдань, що дозволило уніфікувати звітність.
5. Налаштовано права доступу. Кожен співробітник бачить лише ті завдання та інформацію, що стосуються його зони відповідальності.

'Фішка' проєкту: зведений звіт «Календар бухгалтера»

Найбільш значущим результатом для керівництва став кастомний зведений звіт. Його головна мета — показати на одному екрані статус подання всіх обов'язкових звітів по всіх компаніях за обраний період. Це ключова перевага, яку дає правильно налаштована CRM для бухгалтерії.

Як це працює:

• В основі — автоматичні завдання. На початку кожного місяця система автоматично створює завдання типу «Подати звіт ЄСВ», «Сплатити Єдиний податок» тощо для кожної компанії-клієнта.
• Звіт збирає дані. Спеціально налаштований звіт у режимі реального часу збирає дані з усіх цих завдань.
• Візуалізація. Звіт має вигляд таблиці, де рядки — назви компаній-клієнтів, стовпці — назви стандартних звітів, а на перетині — статус завдання.
• Гнучкість. Керівник може за допомогою фільтра обрати будь-який період і миттєво отримати повну картину. Це виключає необхідність збирати дані вручну.

Висновок

В результаті впровадження фахівці Glavbuh Consulting отримали прозору та контрольовану систему для управління ключовим бізнес-процесом. Автоматизація рутинних операцій знизила ризик помилок, а кастомні звіти забезпечили керівництво інструментом для швидкого прийняття рішень.

Щоб дізнатися, як PlanFix може систематизувати роботу вашої компанії, зв'яжіться з нами для консультації.

‍