Клієнт та контекст

OK-Consulting — це бухгалтерська компанія, яка надає комплексні послуги з ведення обліку для юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (ФОП). Їхня діяльність вимагає одночасного контролю за десятками клієнтів з різними системами оподаткування, формами власності та індивідуальними термінами подання звітності.

Яку проблему ми вирішували

Основною проблемою клієнта було ручне відстеження термінів подання податкової та фінансової звітності. Ведення обліку в таблицях Excel та стандартних календарях створювало високий ризик людської помилки: пропуск дедлайну, подання некоректної форми звіту або просто втрата даних. Зі зростанням клієнтської бази цей процес ставав дедалі складнішим та вимагав значних часових витрат на адміністративний контроль, а не на основну роботу.

Що конкретно було зроблено

Для вирішення цієї задачі ми розгорнули та налаштували систему PlanFix, сфокусувавшись на автоматизації ключових процесів:

1. Структурування бази клієнтів: Ми перенесли всю клієнтську базу до єдиного довідника в PlanFix. Для кожної картки клієнта були створені спеціальні поля: «Система оподаткування», «Тип суб'єкта» (ЮО/ФОП), «Періодичність звітів» та інші критерії, що впливають на терміни та склад звітності.
2. Створення шаблонів завдань: Для кожного типу звіту (наприклад, «Декларація платника єдиного податку», «Звіт з ЄСВ», «Декларація з ПДВ») було створено окремий шаблон завдання з чітким чек-листом та відповідальним.
3. Налаштування автоматизованих сценаріїв: Розроблено логіку, яка автоматично генерує завдання для бухгалтерів на основі даних із карток клієнтів.

‍

Фішка проєкту: Динамічний податковий календар

Ключовим рішенням став повністю автоматизований календар бухгалтера. На відміну від статичного календаря, він працює динамічно і не потребує ручного втручання.

Як це працює:

• Щодня система автоматично запускає сценарій.
• Сценарій аналізує поточну дату та перевіряє картки всіх клієнтів у базі.
• На основі заповнених полів («Система оподаткування», «Періодичність») система визначає, для кого з клієнтів і який звіт стає актуальним саме зараз. Наприклад, для клієнта на єдиному податку 3-ї групи система ініціює створення квартального звіту за 20 днів до кінцевого терміну подання.
• Після цього PlanFix автоматично створює завдання за відповідним шаблоном (наприклад, «Підготувати та подати звіт з ЄСВ для ФОП [Назва]»), встановлює крайній термін і призначає відповідального бухгалтера.

Таким чином, команда OK-Consulting отримала систему, яка самостійно ставить завдання і контролює терміни, повністю виключаючи ризик щось пропустити.

Висновок

Впровадження автоматизованого календаря дозволило компанії OK-Consulting знизити операційні ризики, вивільнити час спеціалістів для профільної роботи та створити масштабовану систему для подальшого зростання.

Детальніше про можливості нашого спеціалізованого модуля та галузевого рішення для вашої ніші ви можете дізнатися на сторінці CRM для бухгалтерських компаній та аутсорсингу.

Якщо ваш бізнес стикається зі схожими викликами в управлінні проєктами та термінами, зв'яжіться з нами для консультації.

‍