Клієнт: «ТакаСправа» — компанія, що забезпечує бухгалтерський супровід десятків ФОП. Більше про роботу компанії "ТакаСправа" можна дізнатися на їхній сторінці в Instagram.

Проблема (Запит)

До впровадження системи робота трималася на досвіді співробітників та ручному контролі. Основні труднощі:

• Ризик пропустити термін подання декларації або сплати податків.
• Величезні витрати часу на рутинні сповіщення клієнтів.
• Відсутність єдиного дашборду, де керівник міг би бачити статус задач по всіх клієнтах одночасно.

Що ми реалізували

Ми налаштували систему на базі PlanFix, використовуючи методологію ProcessFather, щоб перетворити хаос на чіткий алгоритм:

1. Контроль дедлайнів: Автоматичне створення завдань на подання квартальних звітів та моніторинг термінів дії ЕЦП.
2. Стандартизація: Створили чіткі шаблони для процесів (наприклад, «Відкриття ФОП»), де кожен крок визначений наперед.
3. Прозорість для керівника: Впровадили звіти, що показують реальну завантаженість кожного бухгалтера та статус виконання зобов’язань перед клієнтами.

‍

Фішка проєкту: Автоматичний конструктор податкових повідомлень

Найбільше часу в бухгалтерів займала підготовка повідомлень про сплату податків. Потрібно було знайти ПІБ клієнта, актуальні реквізити та суму, а потім вручну відправити це кожному.

Як це працює зараз: Ми додали в задачу кнопку «Повідомити про сплату». Бухгалтеру не потрібно нічого копіювати. Одним натисканням система сама:

• Витягує дані з картки клієнта.
• Формує персоналізований текст з актуальними реквізитами.
• Відправляє повідомлення безпосередньо у Telegram клієнта.

Це рішення прибрало ризик «людського фактора» (помилки в реквізитах) і звільнило бухгалтерам по кілька годин робочого часу в пікові періоди.

Хочете так само? Якщо ви шукаєте спосіб позбутися рутини у своїх процесах — напишіть нам, ми покажемо, як це працює на практиці.

‍