‍Управлінський облік — це не просто таблиці в Excel. Це система, яка показує реальний стан бізнесу: скільки ви заробили, скільки витратили, де ваші гроші зараз і чи вистачить їх до кінця місяця.

Багато власників бізнесу та фінансових директорів стикаються з тим, що облік розкиданий: дані про послуги в одному місці, платежі в іншому, витрати в третьому. А коли потрібно швидко зрозуміти фінансову ситуацію — доводиться годинами зводити цифри вручну.

У цій статті розповімо, як організувати фінансовий облік у CRM-системі, автоматизувати рутинні процеси та отримати реальний контроль над фінансами компанії.

Чому управлінський облік варто вести в CRM

CRM-система — це не тільки база клієнтів та воронка продажів. Сучасні платформи дозволяють вести повноцінний управлінський облік, який об'єднує:

• Облік наданих послуг та виставлених рахунків
• Фіксацію витрат компанії
• Контроль надходжень від клієнтів
• Автоматичну генерацію фінансових звітів (Cash Flow, P&L)
• Управління платіжними циклами

Головна перевага: вся інформація зберігається в одному місці, автоматично оновлюється та доступна в режимі реального часу.

Як працює фінансовий облік у CRM: покроковий огляд

1. Фіксація наданих послуг

Все починається з роботи з клієнтом. Коли співробітник виконує завдання, він одразу фіксує витрачений час або кількість наданих послуг безпосередньо в завданні клієнта.

Як це працює:

• Створюється прайс-лист послуг з вказівкою ціни та одиниці виміру (години, штуки)
• Послуги фіксуються прямо в завданнях клієнта
• Система автоматично рахує загальну суму

Переваги для бізнесу:

• Клієнт бачить детальний лог виконаних робіт
• Можна контролювати бюджет проєкту в реальному часі
• Наприкінці місяця сума вже порахована автоматично

2. Автоматизація виставлення рахунків

Першого числа кожного місяця система автоматично:

• Підраховує суму послуг за попередній місяць
• Додає абонплату (якщо є)
• Генерує рахунок та акт виконаних робіт
• Відправляє документи клієнту

Інтеграції, які спрощують роботу:

• Інтеграція з "Вчасно" та Дубідок для електронного підпису документів
• Автоматична відправка через Telegram-чати з клієнтами

3. Контроль оплат та Cash Flow

Система автоматично відстежує статус кожного рахунку:

• Виставлено — рахунок відправлено клієнту
• Очікується оплата — термін оплати ще не вийшов
• Прострочено — термін минув, оплати немає
• Оплачено — кошти надійшли

Автоматизація нагадувань:

• За день до закінчення терміну оплати — ввічливе нагадування
• Через тиждень після прострочення — повторне нагадування
• Через два тижні — більш наполегливе повідомлення

Інтеграція з банками: При підключенні Monobank, ПриватBank або ПУМБ інформація про вхідні платежі автоматично потрапляє в систему.

4. Облік витрат компанії

Управлінський облік — це не тільки надходження, а й витрати. У системі фіксуються:

• Заробітні плати співробітників
• Оплата програмних продуктів та сервісів
• Маркетингові витрати
• Оренда офісу
• Податки та внески
• Інші операційні витрати

Категоризація витрат: Кожна витрата маркується відповідною статтею:

• Собівартість
• Управлінські витрати
• Маркетинг та продажі
• Податки

Це дозволяє аналізувати структуру витрат та приймати обґрунтовані управлінські рішення.

5. Автоматична генерація звіту P&L

P&L (Profit and Loss) — звіт про прибутки та збитки — ключовий фінансовий документ для будь-якого бізнесу.

Що показує звіт P&L у CRM:

Доходи:

• Загальна виручка за період
• Доходи по категоріях послуг

Витрати:

• Собівартість
• Витрати на маркетинг та продажі
• Управлінські витрати
• Податки

Ключові показники:

• Валовий прибуток
• Валова маржинальність (%)
• Прибуток до оподаткування
• Чистий прибуток
• Рентабельність (%)

Головна перевага: всі дані оновлюються автоматично. Ви завжди бачите актуальну картину фінансового стану компанії.

‍

‍

Візуалізація процесів: фінансовий Kanban

Для зручності управління всі фінансові процеси можна представити у вигляді Kanban-дошки з етапами:

1. Підрахунок — система рахує суму послуг
2. Узгодження — перевірка коректності даних
3. Документи створені — рахунок та акт згенеровані
4. Відправлено клієнту — документи надіслані
5. Очікується оплата — чекаємо на платіж
6. Оплачено — кошти отримані

Така візуалізація дозволяє одразу бачити, скільки грошей:

• Ви вже отримали в цьому місяці
• Ще очікується від клієнтів
• Прострочено

Автоматизація рутинних процесів

Автоматичні нагадування про регулярні платежі

Для повторюваних витрат (хостинг, домен, ЄСВ, оренда) система створює автоматичні нагадування без необхідності щомісяця створювати нові завдання.

Інтеграція з комунікаційними каналами

Всі фінансові завдання прив'язані до Telegram-чатів з клієнтами:

• Рахунки та акти відправляються автоматично
• Після оплати система пише подяку
• Нагадування надсилаються за налаштованим графіком

Це економить десятки годин на місяць, які раніше витрачалися на ручну комунікацію.

Практичний кейс: еволюція управлінського обліку

Етап 1: Excel-таблиці Багато компаній починають з Excel. Фінансист створює складні формули, розраховує P&L, але всі дані доводиться вносити вручну.

Етап 2: Часткова автоматизація Дані про послуги зберігаються в CRM, але для фінансових звітів все одно доводиться експортувати в Excel.

Етап 3: Повна автоматизація Весь управлінський облік ведеться в CRM:

• Послуги фіксуються автоматично
• Рахунки генеруються за один клік
• Оплати відстежуються через банківські інтеграції
• Звіти формуються в реальному часі

Результат: власник бізнесу в будь-який момент бачить актуальну фінансову картину без годин ручної роботи.

Переваги автоматизації управлінського обліку в CRM

✅ Економія часу — рутинні процеси виконуються автоматично

✅ Точність даних — мінімізація людського фактору та помилок

✅ Прозорість — вся команда бачить актуальну інформацію

✅ Контроль — миттєве розуміння фінансової ситуації компанії

✅ Масштабованість — система росте разом з бізнесом

✅ Прийняття рішень — доступ до аналітики для стратегічного планування

Для кого підходить фінансовий облік у CRM

Цей підхід ідеально працює для:

• IT-компаній та агенцій, які працюють за моделлю Time & Materials
• Консалтингових компаній з погодинною оплатою
• Сервісних бізнесів з абонплатою
• B2B-компаній з регулярними клієнтами
• Будь-якого бізнесу, де важливий контроль фінансів у режимі реального часу

Як почати

Крок 1: Визначте, які саме фінансові процеси потребують автоматизації

Крок 2: Оберіть CRM-платформу з гнучкими можливостями налаштування (наприклад, Planfix)

Крок 3: Створіть прайс-лист послуг та структуру витрат

Крок 4: Налаштуйте автоматичну фіксацію послуг у завданнях

Крок 5: Підключіть інтеграції з банками та сервісами документообігу

Крок 6: Налаштуйте звіти P&L та Cash Flow

Крок 7: Автоматизуйте комунікацію з клієнтами

Висновок

Управлінський облік у CRM — це не просто зручно. Це необхідність для компаній, які хочуть контролювати фінанси та масштабуватися.

Замість того, щоб витрачати десятки годин на ручне зведення даних у Excel, ви отримуєте систему, яка працює автоматично. Ви завжди знаєте:

• Скільки заробили
• Скільки витратили
• Де ваші гроші
• Яка реальна рентабельність бізнесу

А головне — звільняєте час для того, що дійсно важливо: розвитку компанії та роботи з клієнтами.

Потрібна допомога з впровадженням управлінського обліку в CRM? Ми маємо понад 8 років досвіду автоматизації бізнес-процесів та десятки успішних кейсів. Готові обговорити ваш проєкт →

‍