Вступ: Проблема "Чоботаря без чобіт" та шлях до трансформації

Наша компанія спеціалізується на інтеграції та автоматизації процесів у Planfix, використовуючи модель Times and Materials. Парадокс нашого зростання полягав у тому, що ми успішно автоматизували бізнес наших клієнтів, але наш власний фінансовий облік залишався розірваним. Дані про послуги жили в CRM, а розрахунок рентабельності, P&L та зарплат — у складному, вручну керованому файлі Excel.

Цей кейс описує наш багаторічний еволюційний шлях, що завершився перенесенням усієї фінансової моделі безпосередньо у Planfix, що забезпечило повну прозорість та оперативність.

‍

Етап 1: Централізація даних та прозорість для клієнта

Ми почали з того, що забезпечили прозору фіксацію виконаних робіт. Кожен наш інтегратор вносив детальний WorkTime Log у завдання клієнта з коментарем. Це давало клієнту можливість бачити поточний обсяг наданих послуг та контролювати бюджет.

Проблема: Зі зростанням кількості клієнтів, дані про години та послуги розсіялися.

Рішення: Ми налаштували внутрішню автоматизацію, яка щодня збирала всі ці WorkTime Log з клієнтських акаунтів і акумулювала їх у нашому внутрішньому акаунті ПланФікс. Це дало єдину Аналітику наданих послуг, але фінансова картина все ще була не повною.

‍

Етап 2: Інтеграція фінансової моделі (P&L) у CRM

Для побудови коректного управлінського обліку ми звернулися до фінансового консультанта, який розробив нам унікальну модель P&L та Cash Flow. Довгі два роки ми змушені були щомісяця вручну переносити дані з CRM до Excel для проведення розрахунків. Це була найбільш вразлива та рутинна частина процесу.

Переломний момент: Ми вирішили, що настав час відмовитись від "ручного містка". Навіть попри складність формул, ми перенесли всю управлінську модель, включаючи класифікацію витрат та розрахунок собівартості, безпосередньо у Planfix. CRM стала нашим фінансовим ядром.

‍

Етап 3: Автоматизація розрахунків та документообіг

Уся система була побудована навколо спеціального завдання для кожного клієнта, яке щомісяця проходить цикл Підрахунок → Формування рахунку → Оплата.

1. Автоматичне виставлення рахунків: 1-го числа система автоматично підсумовує всі послуги та, за необхідності, абонплату.
2. Документообіг: Для швидкого підписання документів ми підключили нашу власну інтеграцію з сервісами електронного документообігу, яку раніше розробили для своїх клієнтів (наприклад, з Вчасно та Дубідок). Це дозволило надсилати рахунки та акти одним кліком.

‍

Етап 4: Інтеграція з банками та контроль надходжень

Один із найбільш трудомістких процесів — зіставлення платежів із рахунками. Ми повністю автоматизували цей процес, інтегрувавши систему з банківськими API.

• Банківська інтеграція: Ми підключили пряму інтеграцію з Монобанк, ПриватБанк та ПУМБ. Це забезпечило автоматичне отримання інформації про вхідні платежі.
• Автоматичне зіставлення: Система отримує платіж і автоматично змінює статус відповідного рахунку на "Оплачено".
• Ручне коригування: Важливо: якщо система не змогла автоматично ідентифікувати платіж (наприклад, оплата прийшла від іншого контрагента), менеджер має можливість вручну співставити платіж із потрібним рахунком у фінансовому завданні.

‍

Етап 5: Автоматичні комунікації та P&L в реальному часі

Фінальні кроки були спрямовані на автоматизацію комунікацій та звітність.

1. Делікатні нагадування: Замість того, щоб менеджери чи бухгалтери вручну відстежували дебіторську заборгованість, CRM робить це автоматично. Система надсилає клієнтам ввічливі та своєчасні нагадування про необхідність оплати, підтримуючи робочий процес без зайвого тиску.
2. Cash Flow: Фінансова воронка дає оперативну картину грошових потоків, показуючи очікувані, отримані та прострочені надходження.
3. Фінальний P&L: Оскільки всі дані про доходи та витрати тепер живуть в одному місці, ми отримуємо актуальний Звіт про прибутки та збитки у Planfix. Ми бачимо рентабельність за період, аналізуємо структуру витрат і приймаємо стратегічні рішення, базуючись на цифрах "тут і зараз".

‍

Висновок: Результати, які трансформують управління

Перенісши всю фінансову механіку у Planfix, ми отримали:

• Економію часу: Повністю виключено ручне зведення даних та перевірку банківських виписок.
• Прозорість та контроль: Актуальний P&L доступний керівництву в будь-який момент.
• Покращення платіжної дисципліни: Автоматизовані нагадування значно прискорили надходження коштів.

Цей досвід підтвердив, що CRM може і повинна бути єдиним центром управління бізнесом, де операційні процеси, облік часу та фінансова звітність працюють як єдиний, надійний механізм.

‍