CRM для рекрутингу «I'm EU»: автоматизація процесів та чат-бота в Planfix

Клієнт та контекст

«I'm EU» — компанія, що працює у сфере міжнародного працевлаштування. Їхня діяльність пов'язана з обробкою великого потоку вхідних запитів, управлінням базою кандидатів та вакансій. Ефективна та чітка комунікація є ключовим фактором для успішної роботи.

Яку проблему ми вирішували

Компанія «I'm EU» зіткнулася з двома ключовими викликами. По-перше, був відсутній єдиний цифровий простір для ведення операційної діяльності: управління базою кандидатів, вакансій та відстеження комунікацій. Це ускладнювало роботу рекрутерів та створювало ризики втрати даних.

По-перше, виникла гостра проблема на рівні клієнтського сервісу. Автоматизований чат-бот, призначений для первинної обробки запитів, конфліктував із роботою менеджерів. Коли співробітник втручався в діалог, бот продовжував надсилати автоматичні повідомлення, що створювало плутанину та погіршувало клієнтський досвід.

Вектор розвитку

Клієнт поставив комплексне завдання: спочатку створити надійний операційний фундамент для рекрутингової діяльності, а потім — на його основі вирішити проблему безшовної передачі діалогу від бота до менеджера.

‍

Що конкретно було зроблено

Робота над проєктом велася у двох ключових напрямках:

1. Побудова комплексного операційного простору для рекрутингової агенції

Перш ніж вирішувати проблему з чат-ботом, ми створили фундамент для ефективної роботи всієї команди «I'm EU». В межах впровадження системи CRM для рекрутингу та HR було налаштовано:

• Єдину базу кандидатів та вакансій: структуроване зберігання інформації про кандидатів, їхні навички, досвід та актуальні вакансії від роботодавців.
• Автоматизований процес підбору: розроблено логіку, яка дозволяє швидко зв'язувати релевантних кандидатів з відкритими позиціями.
• Контроль комунікацій: вся історія взаємодії з кандидатами та клієнтами фіксується в єдиній системі, що забезпечує прозорість та наступність у роботі менеджерів.

2. Оптимізація клієнтського сервісу через чат-бота

На базі вже створеного операційного простору ми вирішили вузькоспеціалізовану, але критично важливу задачу — безшовну передачу діалогу від бота до людини. Для цього ми:

• Проаналізували поточну логіку роботи чат-бота та сценарії взаємодії.
• Спроєктували процес, який дозволяє миттєво зупиняти роботу бота в конкретному діалозі за тригером.
• Розробили та інтегрували в інтерфейс чату кнопку для запиту на підключення менеджера.

Фішка проєкту: Кнопка передачі діалогу

Ключовим елементом рішення стала реалізація простої кнопки «Зв'язатися з менеджером». Як це працює:

1. Клієнт спілкується з ботом і розуміє, що його запит потребує участі людини.
2. Він натискає кнопку, інтегровану в чат.
3. Це натискання запускає автоматичний сценарій у Planfix: статус завдання змінюється, призначається відповідальний співробітник, і найголовніше — для цього діалогу активується блокування, яке забороняє боту надсилати будь-які подальші повідомлення.
4. Менеджер отримує сповіщення і підключається до чату, де може вести розмову без втручання автоматизованих скриптів.

Результат — чистий та зрозумілий процес як для клієнта, так і для команди підтримки.

Висновок

Проєкт для «I'm EU» — це яскравий приклад того, як системний підхід до автоматизації дає комплексний результат. Створення міцного операційного ядра дозволило не лише впорядкувати внутрішні процеси агенції, але й стало основою для вирішення вузькоспеціалізованих завдань, як-от оптимізація роботи чат-бота. На відміну від спроб знайти безкоштовні CRM для рекрутингу з обмеженим функціоналом, кастомна архітектура повністю закриває індивідуальні болі бізнесу.

Ми вдячні команді «I'm EU» за чітке бачення задачі та продуктивну співпрацю. Якщо ваш бізнес стикається зі схожими викликами в автоматизації комунікації чи операційних процесів, зв'яжіться з нами, щоб обговорити потенційні рішення.

‍