Как сделать проблему из выставления счета: полчаса из жизни менеджера

Выставление счета превращается в целую историю, если этот процесс плохо организован.
9:05

Менеджер: «Классно, клиент хочет счет!»
Клиент: «Какие молодцы! Вовремя начинают рабочий день, в девять утра ответили на звонок. Скоро будет счет! Напишу ка им еще дополнительно на почту.»

9:08

Менеджер: «Черт, потерял реквизиты заказчика. Надо звонить, уточнять.»
Клиент: «Хм. Потеряли наши реквизиты. Ладно, бывает. Высылаю.»

9:15

Менеджер: «Какой-то я рассеянный сегодня… Не на том бланке оформил счет. Надо переделывать».
Клиент: [Нервно пьет кофе в ожидании счета].

9:20

Менеджер: «Картридж сдох. Надо бежать в бухгалтерию, распечатывать, заодно и печать там поставлю.»
Клиент: [Потихоньку закипает].

9:21

Менеджер: «Что значит, печать уехала в другой офис?! У меня клиент ждет счет!»
Клиент: «Мдааа».

9:30

Менеджер: «Ну наконец-то! Скорее сканить и отправлять!»
Клиент: «Ну где он там застрял? Это что, так сложно – выставить счет?»

9:40

Менеджер: «Фух. Готово.»
Клиент: «Если так каждый раз по полчаса ждать счет, то я, пожалуй, поищу более расторопного подрядчика.»

Выставление счета превращается в целую историю, если этот процесс плохо организован. Например, так:
1
Ищем бланк;
2
Заполняем его вручную, вписывая товары/услуги и суммы, реквизиты плательщика, дату и что-нибудь еще;
3
Распечатываем, ставим печать, подписываем и сканируем;
4
Ищем и-мейл заказчика и отправляем.
Очень простое формирование исходящих документов. Перестаньте постоянно тратить ваше время на это.
В ПланФиксе выставление счета делается в два счета, если процесс автоматизирован. Вы создаете необходимое количество шаблонов под разные задачи. В шаблон уже вписаны константы и переменные — например, ваши реквизиты и реквизиты плательщика, валюта или сами товары/услуги, их количество, цены — и счет готов. Хотите — это будет счет в Excel, хотите — в Word или в PDF.

Вопрос лишь в том, хотите ли вы спотыкаться на ровном месте — или эффективно работать и оперативно реагировать на запросы клиента.

Всю магию выставления счета вы можете увидеть в кототком скринкасте ниже: