Rachunkowość zarządcza to nie tylko tabele w Excelu. To system, który pokazuje rzeczywisty stan biznesu: ile zarobiłeś, ile wydałeś, gdzie są teraz Twoje pieniądze i czy wystarczy ich do końca miesiąca.

Wielu właścicieli firm i dyrektorów finansowych boryka się z rozproszoną księgowością: dane o usługach są w jednym miejscu, płatności w innym, a wydatki w trzecim. Kiedy trzeba szybko zrozumieć sytuację finansową, konieczne jest ręczne zestawianie liczb przez wiele godzin.

W tym artykule opowiemy, jak zorganizować rachunkowość finansową w systemie CRM, zautomatyzować rutynowe procesy i uzyskać realną kontrolę nad finansami firmy.

‍

Dlaczego warto prowadzić rachunkowość zarządczą w CRM

System CRM to nie tylko baza klientów i lejek sprzedażowy. Nowoczesne platformy umożliwiają prowadzenie pełnoprawnej rachunkowości zarządczej, która łączy:

• Ewidencję świadczonych usług i wystawionych faktur
• Rejestrowanie wydatków firmy
• Kontrolę wpływów od klientów
• Automatyczne generowanie raportów finansowych (Cash Flow, P&L)
• Zarządzanie cyklami płatności

Główna zaleta: Wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu, automatycznie aktualizowane i dostępne w czasie rzeczywistym.

‍

Jak działa rachunkowość finansowa w CRM: Przegląd krok po kroku

‍

1. Rejestracja świadczonych usług

Wszystko zaczyna się od pracy z klientem. Gdy pracownik wykonuje zadanie, natychmiast rejestruje poświęcony czas lub ilość świadczonych usług bezpośrednio w zadaniu klienta.

Jak to działa:

• Tworzony jest cennik usług z podaniem ceny i jednostki miary (godziny, sztuki).
• Usługi są rejestrowane bezpośrednio w zadaniach klienta.
• System automatycznie oblicza łączną kwotę.

Korzyści dla biznesu:

• Klient widzi szczegółowy dziennik wykonanych prac.
• Można kontrolować budżet projektu w czasie rzeczywistym.
• Na koniec miesiąca kwota jest już obliczona automatycznie.

‍

2. Automatyzacja wystawiania faktur

Pierwszego dnia każdego miesiąca system automatycznie:

• Podlicza kwotę usług za poprzedni miesiąc.
• Dodaje abonament (jeśli występuje).
• Generuje fakturę i protokół wykonanych usług.
• Wysyła dokumenty do klienta.

Integracje upraszczające pracę:

• Integracja z "Vchasno" i Dubidok dla elektronicznego podpisywania dokumentów.
• Automatyczna wysyłka przez czaty Telegram z klientami.

‍

3. Kontrola płatności i Cash Flow

System automatycznie śledzi status każdej faktury:

• Wystawiona — faktura wysłana do klienta.
• Oczekuje na płatność — termin płatności jeszcze nie minął.
• Przeterminowana — termin minął, brak płatności.
• Opłacona — środki wpłynęły.

Automatyzacja przypomnień:

• Dzień przed upływem terminu płatności — uprzejme przypomnienie.
• Tydzień po terminie — ponowne przypomnienie.
• Dwa tygodnie po terminie — bardziej stanowcza wiadomość.

Integracja z bankami: Po podłączeniu Monobank, PrivatBank lub PUMB, informacje o przychodzących płatnościach automatycznie trafiają do systemu.

‍

4. Ewidencja wydatków firmy

Rachunkowość zarządcza to nie tylko wpływy, ale i wydatki. W systemie rejestrowane są:

• Wynagrodzenia pracowników
• Opłaty za produkty i usługi programowe
• Wydatki marketingowe
• Czynsz za biuro
• Podatki i składki
• Inne wydatki operacyjne

Kategoryzacja wydatków: Każdy wydatek jest oznaczony odpowiednim artykułem:

• Koszt własny (COGS)
• Koszty administracyjne
• Marketing i sprzedaż
• Podatki

Pozwala to na analizę struktury wydatków i podejmowanie uzasadnionych decyzji zarządczych.

‍

5. Automatyczne generowanie raportu P&L

P&L (Profit and Loss) — rachunek zysków i strat — jest kluczowym dokumentem finansowym dla każdej firmy.

Co pokazuje raport P&L w CRM:

• Przychody:
  • Całkowity obrót za okres
  • Przychody według kategorii usług
• Wydatki:
  • Koszt własny
  • Wydatki na marketing i sprzedaż
  • Koszty administracyjne
  • Podatki
• Kluczowe wskaźniki:
  • Zysk brutto
  • Marża brutto (%)
  • Zysk przed opodatkowaniem
  • Zysk netto
  • Rentowność (%)

Główna zaleta: Wszystkie dane są aktualizowane automatycznie. Zawsze widzisz aktualny obraz sytuacji finansowej firmy.

‍

Wizualizacja procesów: Finansowy Kanban

Dla wygody zarządzania, wszystkie procesy finansowe można przedstawić w formie tablicy Kanban z etapami:

• Obliczenia — system liczy kwotę usług.
• Uzgadnianie — sprawdzanie poprawności danych.
• Dokumenty utworzone — faktura i protokół wygenerowane.
• Wysłane do klienta — dokumenty wysłane.
• Oczekuje na płatność — czekamy na płatność.
• Opłacone — środki otrzymane.

Taka wizualizacja pozwala od razu zobaczyć, ile pieniędzy:

• Już otrzymałeś w tym miesiącu.
• Jest jeszcze oczekiwane od klientów.
• Jest przeterminowane.

‍

Automatyzacja rutynowych procesów

‍

Automatyczne przypomnienia o regularnych płatnościach

Dla powtarzających się wydatków (hosting, domena, składki ZUS, czynsz) system tworzy automatyczne przypomnienia, eliminując konieczność comiesięcznego tworzenia nowych zadań.

‍

Integracja z kanałami komunikacji

Wszystkie zadania finansowe są powiązane z czatami Telegram z klientami:

• Faktury i protokoły są wysyłane automatycznie.
• Po dokonaniu płatności system wysyła podziękowanie.
• Przypomnienia są wysyłane zgodnie z ustawionym harmonogramem.

Oszczędza to dziesiątki godzin miesięcznie, które wcześniej poświęcano na ręczną komunikację.

‍

Praktyczny przykład: Ewolucja rachunkowości zarządczej

• Etap 1: Tabele Excel Wiele firm zaczyna od Excela. Finansista tworzy skomplikowane formuły, oblicza P&L, ale wszystkie dane muszą być wprowadzane ręcznie.
• Etap 2: Częściowa automatyzacja Dane o usługach są przechowywane w CRM, ale dla raportów finansowych nadal trzeba eksportować je do Excela.
• Etap 3: Pełna automatyzacja Cała rachunkowość zarządcza prowadzona jest w CRM:
  • Usługi są rejestrowane automatycznie.
  • Faktury generowane są jednym kliknięciem.
  • Płatności są śledzone za pomocą integracji bankowych.
  • Raporty są tworzone w czasie rzeczywistym.

Rezultat: Właściciel firmy w każdej chwili widzi aktualny obraz finansowy bez godzin ręcznej pracy.

‍

Zalety automatyzacji rachunkowości zarządczej w CRM

KorzyśćOpis

‍✅ Oszczędność czasuRutynowe procesy są wykonywane automatycznie.

✅ Dokładność danychMinimalizacja czynnika ludzkiego i błędów.

✅ PrzejrzystośćCały zespół widzi aktualne informacje.

✅ KontrolaNatychmiastowe zrozumienie sytuacji finansowej firmy.

✅ SkalowalnośćSystem rośnie wraz z biznesem.

✅ Podejmowanie decyzjiDostęp do analityki dla planowania strategicznego.

‍

Dla kogo jest odpowiednia rachunkowość finansowa w CRM

To podejście idealnie sprawdza się w przypadku:

• Firm IT i agencji pracujących w modelu Time & Materials.
• Firm konsultingowych z rozliczeniem godzinowym.
• Biznesów usługowych z abonamentem.
• Firm B2B z regularnymi klientami.
• Każdego biznesu, w którym ważna jest kontrola finansów w czasie rzeczywistym.

‍

Jak zacząć

Krok 1: Określ, które procesy finansowe wymagają automatyzacji.

Krok 2: Wybierz platformę CRM z elastycznymi opcjami konfiguracji (np. Planfix).

Krok 3: Stwórz cennik usług i strukturę wydatków.

Krok 4: Skonfiguruj automatyczną rejestrację usług w zadaniach.

Krok 5: Podłącz integracje z bankami i usługami obiegu dokumentów.

Krok 6: Skonfiguruj raporty P&L i Cash Flow.

Krok 7: Zautomatyzuj komunikację z klientami.

‍

Podsumowanie

Rachunkowość zarządcza w CRM to nie tylko wygoda. Jest to konieczność dla firm, które chcą kontrolować finanse i skalować się.

Zamiast spędzać dziesiątki godzin na ręcznym zestawianiu danych w Excelu, otrzymujesz system, który działa automatycznie. Zawsze wiesz:

• Ile zarobiłeś.
• Ile wydałeś.
• Gdzie są Twoje pieniądze.
• Jaka jest rzeczywista rentowność biznesu.

A co najważniejsze — zyskujesz czas na to, co naprawdę ważne: rozwój firmy i pracę z klientami.

Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu rachunkowości zarządczej w CRM? Mamy ponad 8 lat doświadczenia w automatyzacji procesów biznesowych i dziesiątki udanych przypadków. Jesteśmy gotowi omówić Twój projekt →

‍